Poslovni procesi so danes izpostavljeni hitrim spremembam in nalogam, zato so potrebne hitre odločitve in za njih tudi dobre spoznavne podlage. Informacijski sistemi morajo biti skladni z dinamiko ostalih procesov v podjetju. Informacija je koristne le, če je tudi pravočasna.

Poslovni informacijski sistem mora biti urejen tako, da daje vse relevantne informacije, ki jih potrebuje management pri vodenju podjetja. Učinkovito usmerjanje in uravnavanje poslovanja zahteva formaliziran notranji informacijski sistem. Zagotavljati mora vse potrebne informacije za poslovno odločanje. Delovati mora v skladu z veljavnimi računovodskimi in davčnimi predpisi ter internimi predpisi podjetja.

Glavna knjiga in stroškovno knjigovodstvo

Glavna knjiga je poslovna knjiga, v katero se na osnov izvirnih ali izvedenih knjigovodskih listin beležijo vsi poslovni dogodki, ki se dogajajo v zvezi s poslovanjem podjetja. Zaradi urejenosti evidence so knjigovodske listine zabeležene po načelih dvostavnega knjigovodstva na knjigovodske račune, ki so opredeljeni v kontnem načrtu podjetja, skladno s predpisi o računovodstvu in internimi pravilniki podjetja. Zaradi kronološkega vpogleda v poslovanje so dogodki urejeni tudi po časovnem zaporedju in razvrščeni v posamezne dnevnike knjiženja.

Zaradi pravilnosti ugotavljanja poslovnega rezultata na nivojih znotraj podjetja se pripravljajo in uporabljajo ključi za prerazporejanje stroškov med stroškovnimi mesti.

Blagajniška evidenca je pomožna poslovna knjiga, v katero se na osnovi blagajniških dokumentov (blagajniški prejemek, blagajniški izdatek) beležijo poslovni dogodki, ki dokazujejo vplačilo gotovine v blagajno ali izplačilo gotovine iz posamezne blagajne. Vplačilo oziroma izplačilo gotovine le lahko vrši v katerikoli valuti.

Blagajniško poslovanje, kot analitična evidenca, omogoča vpogled v stanje gotovine in promet v posamezni blagajni, tako vsebinsko kot tudi časovno. Poslovni dogodki so urejeni po načelih dvostavnega knjigovodstva in glede na časovno zaporedje razvrščeni v dnevnike knjiženja

Vsi prejemki oziroma izdatki, ki se nanašajo na poravnavanje terjatev ali obveznosti do naših poslovnih partnerjev, v trenutku vplačila ali izplačila gotovine poravnajo odprto terjatev oziroma obveznost (prenesejo se v saldakonte).

Domača finančna operativa pomeni izvajanje operativne priprave plačilnih nalogov in izvršitve plačevanja obveznosti do naših dobaviteljev, vračil denarja našim kupcem ter vračanje posojil, plačevanje obveznosti iz naslova davkov in prispevkov, ipd. Gre za spremljanje odlivov iz žiro računa ali transakcijskega računa, kar nam omogoča kontrolo vseh odlivov v domači valuti, ki so izvršeni v smislu brezgotovinskega poslovanja preko Agencije za plačilni promet oz. banke.

Banka posreduje podatke o izvršenem plačilnem prometu ne samo na papirju (bančni izpisek), temveč tudi na način elektronske izmenjave podatkov. Knjiženje odlivov v glavno knjigo opravimo v okviru domače finančne operative.

Prilive lahko avtomatično ali ročno povezujemo z računi. Knjiženje prilivov pomeni poknjiženje podatkov o plačilih v saldakonte in zapiranje z računom (računi), ki so navedeni v veznih dokumentih priliva. Knjiženje prilivov v glavno knjigo opravimo s pomočjo funkcije prenosa v glavno knjigo, posebej za prilive posameznega dne

Devizna finančna operativa pokriva operativno izvajanje vseh aktivnosti v zvezi z deviznimi računi pri poslovnih bankah, ki obsegajo plačilni promet s tujino. Obsega pripravo in obdelavo plačilnih nalogov v tujino, obravnavo prilivne strani iz tujine, nakazila za potovanja v tujino, nakupovanje in prodajo deviz poslovnim bankam v smislu zagotavljanja likvidnosti deviznega oziroma tolarskega računa in omogoča vodenje enega ali več deviznih računov pri različnih poslovnih bankah. Obsega operativni del vodenja sredstev na deviznih računih po obračunskih valutah.

Saldakonti terjatev in obveznosti je pomožna poslovna knjiga, v katero se na osnovi izvirnih in izvedenih knjigovodskih listin beležijo poslovni dogodki, ki dokazujejo nastanek terjatev in obveznosti do poslovnih partnerjev in njihovo poravnavanje (plačevanje), ne glede na to, ali gre za poslovanje v domači ali poslovanje v tuji valuti.

Saldakonti, kot analitična evidenca, omogočajo vpogled v stanje terjatve oziroma obveznosti do posameznega poslovnega partnerja, tako vsebinsko, kot tudi časovno. Poslovni dogodki so urejeni po načelih dvostavnega knjigovodstva in glede na časovno zaporedje razvrščeni v dnevnike knjiženja.

Na osnovi tako urejene evidence je omogočeno usklajevanje nastalih prometov in stanj s poslovnim partnerjem ter izterjava neplačanih računov.

Evidenca potnih nalogov pomeni evidentiranje službenih potovanj in vseh stroškov, ki so v zvezi potovanjem nastali, pripravo temeljnice za knjiženje stroškov v glavno knjigo ter nastanek obveznosti do delavca v saldakontih, če le-te obveznosti vodimo analitično in seveda vodenje stanja glede poravnave obveznosti prenizkih ali previsoko izplačanih akontacij

V knjigovodstvu osnovnih sredstev se evidentirajo vsa osnovna sredstva, ki v trenutku aktiviranja preidejo v knjigovodsko evidenco osnovnih sredstev, kjer se izkazujejo v nabavni vrednosti z izračunanimi popravki vrednosti, ki se začnejo izračunavati z začetkom amortiziranja, to je praviloma s prvim dnem meseca po usposobitvi za uporabo (aktiviranje), ne glede na to, ali se že dejansko uporabljajo ali ne.

Poseben pomen imajo dokumenti, ki so obračunskega značaja. To so zlasti prispele fakture ter dobropisi poslovnih partnerjev. Z vsebinsko likvidacijo jih povežemo z obstoječimi dokumenti in stanje mora ustrezati dejanskemu stanju. Dokument, predvsem faktura pa mora biti pregledan in verificiran z vidika davčnih predpisov.

Nabava je poslovni proces, ki združuje več poslovnih funkcij. Fomalizirani odnosi z dobavitelji na domačem in tujih trgih so avtomatizirani, kar posledično vodi k zmanjšanju stroškov in večji učinkovitosti.

Od vnosa interne naročilnice do kakovostne, količinske in cenovne kontrole prejtega predmeta obravnave so postopki avtomatizirani in ne zahtevajo podavjanja dela.

Interno naročanje in planiranje predmetov obravnave se izvaja na nivoju organizacijske enote. Gre za usklajen postopek, ki na podlagi mesečnih in letnih planov omogoča količinsko in vrednostno spremljanje porabe predmetov obravnave ter rebalanse mesečnih planov in vrednosti predmetov obravnave

Materialno poslovanje se kot poslovna funkcija prepleta z večino poslovnih funkcij podjetja Preko sistema vodenja zalog je oblikovana pomožna poslovna knjiga, v katero se na osnovi izvirnih in izvedenih knjigovodskih listin beležijo poslovni dogodki, ki dokazujejo vrednostno povečanje oziroma zmanjšanje zalog predmetov obravnave in daje vpogled v zaloge tako v vsebinskem kot tudi časovnem smislu. Poslovni dogodki v zvezi z zalogami so urejeni po načelih dvostavnega knjigovodstva.

Kot posebna funkcija se pojavlja DDV analitika in zagotavlja na podlagi prejetih in izdanih dokumentov (fakture, dobropisi.) izpise obrazcev in vodenje davčnih knjig v predpisani obliki.

Prodaja je podobno kot nabava poslovni proces, ki temelji na povezavi različnih poslovnih funkcij. Vsi postopki od izdane ponudbe, prejema naročila, kreiranja predloga delovnega naloga proizvodnji ter nazadnje izdaje materiala ter fakturiranja so avtomatizirani in poenoteni.

Fakturiranje je poslovna funkcija, ki v osnovi pomeni realizacijo podjetja na podlagi prodanih proizvodov in storitev. Izstavitev fakture je tudi osnova za nastanek terjatve do kupca, kar spremljamo v saldakontih po drugi strani osnova za obračun davka na dodano vrednost. Vsekakor ne smemo pozabiti na avansne fakture, ki so ravno tako osnova za obračun davka na dodano vrednost na podlagi prejetega predujma.

Seveda tako nabava kot prodaja vplivata na količinsko gibanje proizvodov (surovin, polizdelkov) v skladišču in je povezano z materialnim poslovanjem, seveda, če ni bila nabavljena ali prodana storitev.